Je e-mail de baas

Home / Blogs / Je e-mail de baas

Je e-mail de baas

Té veel mail… Wie heeft er tegenwoordig geen last van? Via de digitale snelweg komt steeds meer informatie op ons af. Gevolg: een onoverzichtelijke inbox die dagelijks uitpuilt met tientallen soms wel honderden nieuwe berichten. Hoe voorkom je dat het bijhouden van e-mail een dagtaak op zich wordt? Hoe kun je het aantal e-mails verminderen? Met andere woorden: hoe word jij jouw e-mail voor eens en altijd de baas?

Tips:

  • Beperk het gebruik van e-mail. Je oogst tenslotte wat je zaait! Als je zelf veel mails stuurt, hoef je niet verbaasd te zijn als je mailbox dagelijks volloopt met allerlei reacties.
  • Bekijk en beantwoord je e-mail op gezette tijden. Hierdoor val je niet in de valkuil van de hele dag bezig zijn met het verwerken van e-mail, zonder toe te komen aan het ‘echte’ werk. Speel met de frequentie. Probeer of het werkt om maar drie tot vijf keer per dag te kijken. Zorg er wel voor dat je op het moment dat je de mails leest, ook écht voldoende tijd hebt om de mails te verwerken.
  • Veel mails blijven hangen doordat je ze opent en weer sluit, zonder ze echt af te handelen. De meeste berichten worden in de praktijk wel 3 keer geopend voordat ze beantwoordt worden. Maak er dus een gewoonte van om direct te beslissen WAD je ermee doet:
    • Weggooien
    • Afhandelen of
    • Delegeren
  • Gaat het om iets dat je zelf wil of moet afhandelen, maar heb je er op het moment dat je het bericht leest echt geen tijd voor? Verplaats het bericht dan naar een aparte map, bijvoorbeeld met de naam ‘ACTIE’ of markeer met een vlaggetje (Outlook) of een sterretje (GMail).
  • Verplaats berichten waarbij je wacht op de reactie van anderen, naar een aparte map ‘AFWACHTEN’ of markeer het bericht met een categorie (Outlook) of sterretje (Gmail). Zorg er wel voor dat je deze lijst regelmatig doorloopt om na te gaan welke verzoeken nog open staan. Je kunt deze berichten ook slepen naar je digitale agenda op de dag dat je een antwoord nodig hebt.
  • Maak zoveel mogelijk gebruik van standaardteksten of berichtsjablonen. In Outlook kun je dit doen met de snelonderdelen en in Gmail maak je gebruik van standaardantwoorden.
  • Concentratie gaat in de meeste gevallen veel sneller dan het komt! Schakel dus je e-mail programma uit als je met een andere klus aan het werk bent. Schakel in ieder geval het automatische bericht uit dat je laat weten dat er een nieuw bericht is uit.
  • Experimenteer met het gebruik van ‘regels’ in Outlook of ‘filters’ in Google. Met behulp van deze regels kun je berichten van een specifieke afzender of over een specifiek onderwerp direct verplaatsen naar een door jou geselecteerde map.
  • Wees kritisch op de nieuwsbrieven die je per mail ontvangt: heb je er zelf om gevraagd? Zijn ze écht interessant voor je? Zo niet, meld je direct af door middel van de ‘unsubscribe’ knop onder in het bericht.

Wil jij ook voor eens en altijd je e-mail de baas worden? Schrijf je dan in voor de training ‘Je e-mail de baas’ van XL10!

Recent Posts